英語メールの件名の書き方は？6〜8語で用件を伝える型と場面別例文
英語メールの件名は、受信者が最初に目にする部分であり、メールをすぐに読むか、あとで読むかを判断する手がかりになります。
日本語なら「ご確認のお願い」「お礼」などの短い言葉で済む場合でも、英語ではどの表現を選び、どの程度簡潔にまとめればよいのか迷う方も多いでしょう。
英語メールの件名は、「用件を示す定番の表現＋具体的な情報」を組み合わせ、6〜8語程度でまとめるのが基本です。文章にするのではなく、名詞を中心に簡潔に書き、重要な語を先頭に置くと、用件が伝わりやすくなります。
この記事では、件名の基本パターンをはじめ、場面別の例文、Re:や再送時の件名の付け方、避けたい件名、日本語の用件を英語の件名に置き換える方法を解説します。
英語メールの件名は用件と具体情報を6〜8語で書く
英語でメールの件名は「subject line」と言います。メールの冒頭に表示され、何についてのメールなのかを受信者に伝える1行のテキストです。
件名の役割は、本文を開く前にメールの用件を伝えることです。初めて連絡する相手や目上の人にメールを送る場合も、内容が分かる件名を付けることで、何についてのメールなのかが伝わりやすくなり、受信者が読むタイミングや優先順位を判断する手がかりにもなります。
件名は、メールを読んでもらえるかどうかにも影響します。
件名から用件や重要度が伝われば、優先して読んでもらいやすくなります。一方、内容が分かりにくい件名は、後回しにされたり、迷惑メールと判断されて読まれなかったりするおそれがあります。
件名を書くときの基本ルールを、表にまとめます。
| 項目 | 目安 |
|---|---|
| 語数 | 6〜8語程度が理想。6〜10語とする説明もある |
| 字数 | 最大でも60字を超えない。50文字以内なら安心 |
| 短すぎる件名 | 3〜4語以下だと、何の用件かが伝わりにくい |
| 語順 | 重要な語を先頭に近い位置に置く |
| 大文字 | 先頭の語の1文字目は大文字にする |
| 品詞 | 動詞を冒頭に置かず、名詞や動名詞（-ing）の形にする |
| 期限 | 返信や対応の期限があれば件名に入れる |
件名の長さについては、説明によって目安が異なります。6〜8語程度が理想で、最大60字以内とする考え方がある一方、スマートフォンの画面に収まりやすい長さとして6〜10語を目安にする説明もあります。
イングリードが公開する英語メールの書き出しに関する記事では、50文字以内を目安としています。
これらに共通するのは、件名が長くなりすぎないようにすることです。この記事では、語数は6〜8語、文字数は50文字以内を基本とし、情報が入りきらない場合に限り、10語・60字までを目安にします。
なお、「品詞」の行は一般的な傾向を示したものです。実際の件名には、Thank you for your visit（ご来店ありがとうございます）のように、文の形で表すものもあります。
社内で件名のルールが定められている場合は、そのルールを優先してください。
見出しは6〜8語としていますが、後半の例文にはRequest for Estimate（見積りのお願い）のような3〜5語のものが多くあります。
この記事では、6〜8語を必要な情報を盛り込む際の目安としています。ただし、用件がひと目で分かる件名であれば、短くても問題ありません。表で3〜4語以下の件名を避けるよう勧めているのは、MeetingやRequestのように、具体的な用件が伝わらない場合です。
件名の型は「用件＋前置詞句」「コロン」「期限入り」の3つ
件名を毎回ゼロから考える必要はありません。
この記事では、件名の基本パターンを3つ紹介します。伝えたい用件に合わせて当てはめれば、短く具体的な件名を作れます。
基本は定番の語に前置詞句を続ける
英語メールの件名は、用件を示す語（Request、Inquiry、Shipmentなど）に、for Estimateのような前置詞のまとまり（前置詞句）を続ける形が基本です。
例は、Request for Estimate（見積りのお願い）や、Product Shipment for Order No.28（注文番号28の商品の発送）です。
用件を示す語には、決まった言い方があり、定番の語は、以下のとおりです。
| 英語 | 意味 |
|---|---|
| Quotation | 見積もり |
| Inquiry | 問い合わせ（aboutを続ける） |
| Order | 注文 |
| Request | 依頼（forを続ける） |
| Question | 質問 |
| Confirmation | 確認 |
| Change | 変更 |
| Notice | お知らせ |
| Meeting | 打ち合わせ |
こうした語を別の言い方に置き換えると、趣旨がうまく伝わらなかったり、誤解を招いたりすることがあります。
請求書番号や注文番号を件名に入れておくと、受信者があとからメールを検索しやすくなります。番号を記載する際は、「No.」や「#」を用いるとよいでしょう。
コロンでつなぐと前置詞に悩まない
前置詞の選び方に迷うときは、コロンを使って情報を並べる方法もあります。用件をコロンの前に、具体的な内容を後ろに置くことで、前置詞を使わずに簡潔な件名を作れます。
例：Inquiry: Design services for corporate websites（問い合わせ：企業ウェブサイト向けのデザインサービス）
このように用件と具体的な内容を分けて書けば、6語程度で要点を伝えられます。
期限は件名に入れる
返事や対応に期限がある場合は、件名に日付を入れると、いつまでに対応すべきかが伝わりやすくなります。
例：Please submit by Feb 15: Project A proposal（2月15日までに提出してください：プロジェクトAの提案）
この例は、依頼を表す動詞のPleaseから始まっています。名詞や動名詞（-ing）で始めたい場合は、次のように書くこともできます。
例：Requesting submissions: Project A proposals by Feb 15（提出のお願い：2月15日までのプロジェクトAの提案）
こちらも8語ですが、53文字あるため、この記事で基本とする50文字以内には収まりません。ただし、60字以内という上限には収まります。
また、同じ依頼を再度送るときは、件名の最初にKind reminder:（念のためのご連絡：）やFriendly reminder:（気軽なリマインド：）を入れて、再依頼であることを示します。
場面別にそのまま使える件名の例文
件名の基本パターンを押さえたら、次は場面別の例文を見ていきましょう。
ここでは、定番の表現を使った件名を紹介します。例文はあくまで基本形なので、自分の用件に合わせて、商品名や日付、番号などを追加・変更して使ってください。
依頼・問い合わせ・確認の件名
依頼や問い合わせは、用件を示す語にforやaboutを続ける形が中心です。件名の例は以下のとおりです。
| 場面 | 件名の例 | 意味 |
|---|---|---|
| 見積りを頼む | Request for Estimate | 見積りのお願い |
| 商品について問い合わせる | Inquiry about digital cameras | デジタルカメラについての問い合わせ |
| サービスについて問い合わせる | Inquiry regarding Your Company’s Services | 貴社のサービスに対する問い合わせ |
| カタログを頼む | Request for your service catalogue | サービスカタログ送付のお願い |
| 確認を頼む | Request for confirmation | 確認のお願い |
| 許可を頼む | Request for permission | 許可のお願い |
| 会議について質問する | Question about The Meeting on May 28th | 5月28日の会議への質問 |
変更・お知らせ・招待の件名
変更やお知らせは、Change of、Notification of、Notice ofなど、名詞で始める形が使われています。
| 場面 | 件名の例 | 意味 |
|---|---|---|
| 会議の時間を変える | Change of Friday Meeting Time | 金曜日の会議時間の変更 |
| 会議を知らせる | Notification of Monday Meeting | 月曜日の会議のお知らせ |
| 注文を変える | Change of my/our order | 注文内容の変更 |
| 連絡先の変更を知らせる | Change of E-mail address | メールアドレス変更のお知らせ |
| 休暇を知らせる | Notice of Vacation Dates | 休暇のお知らせ |
| パーティーに招待する | Invitation to our opening party | 開所記念パーティーへの招待 |
お礼・お詫び・督促の件名
お礼は、何に対するお礼かを入れるのがポイントです。お詫びと督促も、用件を具体的に書きます。
| 場面 | 件名の例 | 意味 |
|---|---|---|
| 訪問のお礼 | Thank you for your visit | ご訪問ありがとうございました |
| 打ち合わせのお礼 | Thank you for today’s discussion. | 本日はご検討ありがとうございました |
| 招待のお礼 | Thank you very much for your invitation | ご招待ありがとうございました |
| 返信の遅れのお詫び（社内） | Sorry for my delayed response | 返信が遅れたことへのお詫び |
| 未払いの督促 | Unpaid Bill (Invoice No.101) | 未払い（請求書番号101） |
請求書の督促では、2回目にSecond reminder（2回目の督促）、最終通告にFinal notice（最終通告）を使い、請求書番号を添える例もあります。
Sorry for my delayed response（返信が遅れて申し訳ありません）は社内向けのくだけた件名です。社外の相手にメールを送る場合は、用件を具体的に示したうえで、より丁寧な表現を選ぶと安心です。
Re:と再送の件名は元の件名を生かして先頭に目印を付ける
返信や再送のメールでは、件名の先頭に目印を付けることで、以前のやりとりとの関係を伝えられます。
Re: は、ビジネスレターなどで「〜について」という意味を示す表現です。メールでは、返信の件名にも使われます。
例：Re: Travel Expenses（旅費について）
依頼を断るときなど、拒否の内容を伝えるメールも、相手の件名にRe:を付けた返信の形を使うことができます。
例として、Re:Request for permission（許可のお願いへの返信）やRe:Shipping schedule（発送予定への返信）、RE: The draft contract（契約書案について）などがあります。
念押しの連絡を送るときは、件名の先頭に「Reminder:」を付ける方法があります。
例：Reminder: Confirmation of Consent（同意の確認についての再連絡）
また、前の節で紹介した「Kind reminder:」（念のためのご連絡）や「Friendly reminder:」（リマインドのご連絡）も、同じように再確認を促す際に使えます。
Re:が何度も重なったときや、転送のFwd:の扱いは、イングリードの英語メールの書き出しフレーズ60選で詳しく説明しています。Helloだけの件名やすべて大文字（ALL CAPS）など、避けたい書き方の注意について、宛名と冒頭の一文をあわせて確認できます。
避けたい件名と、直し方の例
避けたい件名の共通点は、何の用件かが分からない件名です。
件名を書き終えたら、本文を読まなくても用件が分かるかを確認しましょう。用件が伝わらない場合は、用件を示す表現か、具体的な情報のどちらかが不足している可能性があります。
以下の表は、避けたい件名と改善例のセットになります。
| 避けたい件名 | 問題点 | 直し方の例 |
|---|---|---|
| Meeting | 抽象的で、何の会議か分からない | Project Meeting on July 7th（7月7日のプロジェクト会議） |
| Thank you.（ありがとうございます。） | 何へのお礼か分からない | Thank you for your visit（ご来店ありがとうございます） |
| Request | 何の依頼か分からない | Request for your latest catalogue（最新カタログのお願い） |
件名の表記にも注意が必要です。becauseをcozのように略したり、顔文字を使ったり、文法的に誤った表現を使ったりすることは、ビジネスメールでは避けましょう。
日本語の用件を件名にする3ステップ
要件に合う例が見つからない場合は、自分で件名を作りましょう。
ここでは、具体的な変換例を使いながら、3つのステップに分けて作り方を説明します。
- 言いたいことを、まず1文の英語にします。
- 省略できる語（前置詞、冠詞、代名詞、接続詞、助動詞など）を削ります。
- 名詞や動名詞の形にそろえ、コロンでつないで、重要な語を先頭に出します。
変換の例を2つ見てみましょう。
| 手順 | 例1：問い合わせ | 例2：期限つきの依頼 |
|---|---|---|
| 1文にする | I would like to know about your design services for corporate websites.（企業ウェブサイト向けのデザインサービスについて知りたいです。）（12語） | Please submit your suggestions for Project A by Feb 15.（2月15日までにプロジェクトAの提案を提出してください。）（10語） |
| 語を削り、並べ替える | Information request: Design services for corporate websites（情報のお願い：企業ウェブサイト向けデザインサービス）（7語） | Please submit by Feb 15: Project A proposal（2月15日までに提出してください：プロジェクトAの提案）（8語） |
例1の7語の件名は59字で、50文字の基準は超えますが、60字の上限には収まります。また、inquireという動詞を知っていると、さらに短くできます。
We would like to inquire about your design services for corporate websites.（貴社の企業ウェブサイト向けデザインサービスについてお問い合わせしたく存じます。）という文からは、2つの件名が作れます。
Inquiry: Design services for corporate websites（問い合わせ：企業ウェブサイト向けデザインサービス）（6語）と、Corporate website design inquiry（企業ウェブサイトのデザインについての問い合わせ）（4語）です。
Information request（情報の問い合わせ）という件名でも、意図は伝わります。ただし、英語としてはやや不自然なため、何についての情報を求めているのかを具体的に示すと、より自然で分かりやすい件名になります。
件名に何を入れるかは、次のように判断します。
- 初めてメールを送る相手には、特に具体的に書きます。
- 結論は、書き手の判断によっては件名に入れず、本文だけで伝えてもかまいません。
- ネガティブな内容はなるべく入れません。ただし苦情は、具体的な内容を件名に入れます。
件名が決まったら、送る前に、番号や日付などの数字が本文と合っているかも見直しておきましょう。
本文について、メール全体の構成やサンプルは、ビジネス英語メールの書き方で確認しましょう。
まとめ：件名は型に当てはめて短く具体的に
覚えておくことは、次の3点です。
- 英語メールの件名は、用件と具体情報を名詞中心にまとめ、重要な語を先頭に置きます。
- 型は、用件に前置詞句を続ける形、コロンでつなぐ形、期限を入れる形の3つです。
- 日本語の用件は、1文にしてから語を削り、名詞にそろえると件名になります。
件名は、短くても用件が明確であれば、受信者が内容を把握しやすくなります。次に英語でメールを送るときは、この記事で紹介した3つの型から1つを選び、6〜8語を目安に件名を作ってみましょう。
参考
