2020年12月6日(日曜日)

英語のビジネスメールは型を覚えよう！失敗しないために知っておきたいコトとスピードアップのコツを伝授

仕事でビジネスメールを書く機会があり、メールの書き出しや表現の仕方が分からず、結局1通のメールを書くためにたくさんの時間を使ってしまった経験はありませんか。

ビジネスメールを書いたとしても、果たしてそのメールの書き方がビジネスパーソンとして適切な表現なのか分からないというケースもよく耳にします。

ビジネスメールは、非常に難解なイメージがありますが、基本的な定型文や表現の仕方を押さえてしまえば、短時間で簡単にメールを送ることができます。

今回は、ビジネスメールを英語で書くときに気をつけたいこと、理想的なビジネスメールの構成などを例文の含めながらお伝えしていきたいと思います。

Contents

1 ビジネスメールを英語で書くときの心得
2 英語ビジネスメールの構成
3 英語ビジネスメールのサンプル
4 英語ビジネスメールの作成をスピードアップさせるためには？
5 まとめ：英語のビジネスメール上達の道は一夜にしてならず

ビジネスメールを英語で書くときの心得

英語ビジネスメール心得

ビジネスメールに限らず、英語を使って人に何かを伝える時は、簡潔に、結論から先に書くことを心がけましょう。

特に西洋人にメールを送る際は、結論をしっかり先に伝え、そのあとに詳しいその背景や内容について伝えることを意識することが必要です。

具体的に気をつけたい点は下記の通りです。

【SDS法】結論→詳細→結論を意識

SDSとは、Summary ・Details・Summaryの略で、結論、詳細、結論の順に文章を構成する方法のことを指します。

具体的には、下記のような構成です。

Summary:全体の概要
なにを伝えたいのかを簡潔に伝えます
Detail:詳細の説明
Summaryで伝えた概要に関して、詳細を伝えます。
メールの内容にもよりますが、例えば会議であれば、会議の詳細、何かに関する提案であれば、提案の詳細などが対象となります。
Summary：全体をまとめる
〜について伝えました。以上　というように文章をまとめます。

SDS法は、メールだけでなく、ビジネスのプレゼンテーションを構成する際などにもよく使われます。

理由としては、相手に簡潔に物事を伝える上で非常に分かりやすい構成だからです。

特に結論を先に知りたがる西洋文化においては、SDS法を意識して文章を構成することで、相手にストレスを与えることなく文章や会話のやり取りをすることができますので、常に意識しておくことをおすすめします。

担当者や依頼内容、締め切り、予算は明確に

次に気をつけたい点は、メールの中で、「誰」が責任者で、「いつ」が締め切りで、「いくらの」予算があるかなどをクリアにすることです。

日本文化と違い、西洋文化では、責任の所在を明確にします。

また、数値化できるものはできるだけ明らかにし、それらを相手に伝えることでうまくビジネスが進みます。

ビジネスメールを英語で書く際は、会議の運営など些細なことでも、できるだけ具体化し、担当者、依頼内容、締め切り、予算などを明確にするとよいでしょう。

箇条書きを利用し、相手に分かりやすく物事を伝える

これは、英語のビジネスメールに限らず言えることですが、できるだけ内容は箇条書きにして相手に内容が伝わりやすいようにしましょう。

文章をだらだらと書いているメールは、相手からするととても読みにくく、内容を理解するのに時間がかかるため、多忙なビジネスパーソンにとっては大きなストレスになります。

メールを書いた後に全体を見渡し、パッとみて分かりやすい構成になっているかをビジュアルで確認し、相手に送ることをおすすめします。

否定表現を避ける、省略形は使わない

英語のビジネスメールでは、否定表現の「no」「not」といった表現は極力使わないようにしましょう。

内容によっては、相手にネガティブな人物である印象を与えてしまうからです。

また、省略形の「don’t」「isn’t」などは使わず、「do not 」「is not」と表現しましょう。

日常のチャットやインフォーマルなメールで省略形を使うことは問題ありませんが、フォーマルなビジネスメールでは、非常にカジュアルな表現に捉えられてしまい、馴れ馴れしい人間という印象を相手に与えてしまいます。

Pleaseをつけることで、全ての文章が丁寧になる訳ではない

日本人でよくやりがちなのは、「please」を全ての文章に付けることで、相手に対して丁寧な表現にしようとすることです。

これは大きな間違いで、例えpleaseを付けたとしても、非常に失礼な英語の文章になることがあります。

英語で会話をする場合、例えpleaseを間違った方法で使ったとしても、会話をしている中で相手の記憶に残らないことがほとんどですが、英語メールは文章として残るため、相手に悪印象を与えてしまう恐れがあります。

Pleaseを使った悪い表現例は下記の通りです。

例えば、相手に「会議にペンを持ってきてください」と伝えるとしましょう。

よく日本人がしてしまいがちな表現は、

Please bring a pen to the meeting (会議にペンを持ってきてください）です。

ここでは、例えpleaseを付けていたとしても、その後が命令形の「ペンを持ってこい」という表現になっていますので、非常に失礼な表現に写ってしまいます。

この場合は、

Could you bring a pen to the meeting?
Would you bring a pen to the meeting?

のように、Could you~? Would you~?を使った表現を心がけることをおすすめします。

大切な案件の場合は送信前にチェックをしてもらおう

大切な取引先の重役へのメール、顧客との契約に関するやり取りなど、大切な案件の場合は、送信前に英語が堪能な人にチェックをしてもらうことをおすすめします。

大抵の場合は、間違いや多少失礼な表現があっても、「日本人は英語が得意ではないため、しょうがない」と相手が思い、大事になることはありません。

しかし、重要な案件においては、ちょっとした表現のミスが、全く違い内容として相手に捉えられてしまい、そこから大きなトラブルになることも少なくありません。

英語でビジネスメールを書くことに自信がない場合は、時間に余裕を持って作成し、できる限りチェックをして送信することを心がけましょう。

英語ビジネスメールの構成

英語ビジネスメール構成

では、具体的に英語でメールを書くときにはどのような構成で文章を作成すればよいのでしょうか。

宛先：CCはできるだけ使わない

これは、日本語のメールと一緒ですが、英語でもTo,CC,BCCの使い分けは重要です。

ちなみに、CCとBCCの意味は次の通りです。

CC：carbon copy の略で、「コピーを送る・送信する」という意味
BCC： blind carbon copy の略で、「ひそかに、他の人に知られずに、コピーを送る・送信する」という意味

英語でビジネスメールを作成する際に気をつけたいのは、CCに大量のメールアドレスを入れないようにすることです。

企業によりますが、日本ではCCに関係者を入れてメール内容を共有する文化があります。

海外では、ほとんどの国でこのような文化はありません。

受信料が多いビジネスパーソンは例えCCに自分が入っていたとしても、メールを読まない人がほとんどですし、メールを受信する相手には、CCに知らない人が大量に入っていることで不信感を与えてしまうケースがあります。

もし、どうしても誰かをCCに入れたいのであれば、
Copying n Jimmy from our R&D team who will be in touch with you later this week. (研究開発部のJimmyから後ほど連絡させていただきますので、CCに入れます）

と一言メールに記載することをおすすめします。

英語ビジネスメールの件名

件名を短くするために冠詞は省略してもOK

件名では、「a」「the」といった冠詞は省略してOKです。

英語のビジネスメールでは、簡潔な件名を好むため、冠詞は省略し、受取り側がメールの内容を把握しやすいように心がけましょう。

【】を頭に持ってくれば要件を強調できる

強調したいことがある場合は、文章の前に【】を持ってくることで、要件を強調することができます。

例えば、何か緊急事項を伝えたい場合は、

【Urgent】〜

のように【】の中に緊急という単語を入れて文頭に持ってくることで、緊急事項であることが相手に伝わります。

その他にも、
【Reminder】：締め切りや会議の確認連絡
【Resend】：再送

といった使い方をすることで、相手に要件を強調することができます。

覚えておくと便利な表現

件名を作成する上で、覚えておくと便利な表現は下記の通りです。

Request for~：〜の依頼
例）Request for having meeting（会議の依頼）
Thank you for〜：〜のお礼
例）Thank you for your participation(参加のお礼）
Proposal for~：〜の提案
例）Proposal for new product(新製品の提案）
Regarding~：〜について
例）Regarding tomorrow’s meeting(明日の会議について）
Inquiry about~：〜についての問い合わせ
例）Inquiry about the latest data（最新データについての問い合わせ）
Invitation to~：〜の招待
例）Inivtation to the party(パーティーへの招待）
Notification of~：〜のお知らせ
例）Notification of update（変更点のお知らせ）

英語ビジネスメールの宛名

女性に対する敬称は「Ms.」が無難

女性は、未婚者・既婚者で敬称が異なります。

未婚者には「Miss」、既婚者には「Mrs.」が使われますが、通常ビジネスではよほど親しい関係性でない限り、相手が未婚者か既婚者かは分かりかねますので、「Ms.」を使いましょう。

「Ms.」は未婚者・既婚者両方に使える表現です。

性別不明の場合は、「Mr./Ms.」でOK

外国の方の名前の中には、一見女性か男性か分からない名前が多いです。

もし、相手が同じ社内の外国拠点に勤めている方の場合は、社員データなどで性別を確認してからメールを送信するのが無難ですが、顧客や取引先の方で性別が確認できない場合は、「Mr./Ms.」を使いましょう。

例えば、

Mr./Ms. Paul Smithといった使い方ができます。

担当者名が不明の場合は部署や役職名を宛先にできる

担当者名が分からず、部署の全体メールに要件を送る時は、Dear+部署、役職名で問題ありません。

例えば、Dear R&D section　のように記載ができます。

担当者様は、「To whom it may concern」

企業の担当者に対してメールを送りたいけれども、担当者名が分からない場合は、「To whom it may concern」と記載しましょう。

直訳すると、誰か気にかけてくれる方という意味になり、多少違和感を感じる方もいるかもしれませんが、英語では決まった言い方なので、フレーズとして覚えて起きましょう。

英語ビジネスメールの本文

本文の書き方は、次の章で具体的な例文と一緒に紹介しますが、結論を先に、その後に詳細を書くスタイルを意識しましょう。

英語ビジネスメールの結び

メールの結びは様々な表現の仕方がありますが、次の基本の3パターンをランダムに使うことをおすすめします。

Sincerely yours,
Best regards,
All the best,

いずれも、日本語では、「よろしくお願いします」に相当する表現です。

これらの文章の後に自分の名前を入れましょう。

英語ビジネスメールの署名

署名は基本的に下記の要素の順に構成しましょう。

フルネーム
役職
会社の住所
会社名
Eメール
電話番号（国番号から記載）
会社のホームページアドレス

例えばこのようになります。

Taro Yamada
Manager
1-4-2XXXX Chiyoda-ku Tokyo, Japan
101-0000
XX Co., Ltd.
Tel: +81(0)3 XXXX XXXX
Mail: XXXX@XX.XX
http:://www.XXXXXXX

英語ビジネスメールの添付ファイル

5MB以上の場合は”英語対応”のファイル転送サービスを利用

これは、日本語のメールを作成する際も一緒ですが、大きなファイルは相手のメールボックスを圧迫するので、ファイル転送サービスを利用しましょう。

ここで気をつけたいのが、「英語対応」のファイル転送サービスを利用することです。

日本でよくありがちなのが、日本語のみ対応しているファイル転送サービスを利用して相手に添付ファイルを送り、相手を困らせてしまうことです。

必ず英語対応のサービスを探し、利用するようにしましょう。

ファイル名はスペースを入れずに、半角英数で保存

ファイル名は、スペースを入れずにい半角英数で保存しましょう。

記号やスペースなどのイレギュラーなものが入っていると、相手のソフトやバージョンで対応が難しくなるケースがあるためです。

英語ビジネスメールのサンプル

英語ビジネスメールサンプル

ここでは、実際に英文メールのサンプルを紹介します。

製品の問い合わせ

まずはじめに、メーカーとのやり取りなどが多い業種で発生する、製品の問い合わせに関するメールです。

例文としては、以下のようになります。

件名：Inquiry about XX(製品名）

本文

Dear Sales manager

I am writing to ask about XX.

Currently I have responsibility to improve our company’s productivity. Since your company’s new product XX seems suitable for improvising our productivity, I’m interested in detailed functions and specialties of XX.

If you don’t mind, could you message me with detailed information of XX?
If you are available, I am happy to have your reply until 10th December.

Thank you.

Best regards.

Taro Yamada

＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊
Taro Yamada
Manager
1-4-2XXXX Chiyoda-ku Tokyo, Japan
101-0000
XX Co., Ltd.
Tel: +81(0)3 XXXX XXXX
Mail: XXXX@XX.XX
http:://www.XXXXXXX
＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊

このメールのポイントは、

Dear Sales manager
ここでは、担当者の名前が不明確ではあるものの、営業責任者の方から連絡をもらいたいため、Dear+役職ポジション　で、　Dear Sale manager　としています。
I am writing to ask about XX.：Summarise
この文は、先ほど紹介した、SDSの文構造の最初のS「Summary」の部分です。まず最初に、何に関してメールをしているのかを明らかにしています。ここでは、XXという製品について聞きたいことがあるということを最初に簡潔に伝えています。
Currently, I have responsibility~:Detail
問い合わせの背景や何を具体的に聞きたいかについて記載している部分です。
If you don’t mind〜
先ほど、no やnotの表現はメールでは避けるべき、また省略形の表現は使わない方がよいとお伝えさせていただきましたが、「If you don’t mind〜」は、「もし問題内容であれば〜」という決まった表現なので、ここでは例え否定形、省略形を使っていても使用してOKです。
If you are available, I’m happy to have your reply until 10th December.
ここでは、具体的にいつまでに返事が欲しいかを記載しています。

サービスの提案

サービスの提案に関するメールの例文です。

件名：Proposal for new project

Dear Ms. Anna

Hello, Annna. I hope you have a good day.
I am messaging you to let you know our new proposal about your new project.

After I had interviewed your current business challenges, I had discussed with our project members and summarised our new proposal.

You can find PPT as follows but I would like too briefly explain our proposal.

Main objectives
Reduce current cost of gross sales.

Strategies
Change suppliers’ companies to foreign companies.
Improve productivity by structuring new manufacturing process.

The outcome of this project
30% reduction of cost of gross sales

I would like to have presentation opportunities for this proposal.

If you don’t mind, could I visit your office and present this proposal next week.

I am available from 10 am to 1 pm on Wednesday, Thursday.

I am looking forward to meeting you.

Sincerely,

Taro Yamada

このメールのポイントは下記の通りです。

Dear Ms. Anna
ここでは、相手が女性であることがわかっていますが、未婚者か既婚者かが確かではないので、「Ms.」を使っています。
Hello, Annna. I hope you have a good day.
この表現は、少し砕けた表現に捉えられますが、面識があり、多少関係が築くことができている相手であれば、I hope you have a good dayやI hope you have a good week（良い日、良い週を過ごしていることを願います）といった相手を気遣うこういった表現を使うとよいでしょう。
I am messaging you to let you know our new proposal about your new project.：Summary
ここは、何故メールをしているかを明らかにしているSummaryの部分です。ここでは、新しい提案があるということを伝えています。
要点が長くなる場合は、箇条書きで
ここでは、添付ファイルについて多少説明をメール内でしていますが、内容が長くなるため箇条書きで記しています。提案の目的、考えている戦略、どのような成果が期待できるかを簡潔に述べています。
自分の予定をしっかり伝える
I am available from 10 am to 1 pm on Wednesday, Thursday.のところで、具体的にいつ自分の予定が空いているかを伝えています。このように、アポイントを取りたい時は、具体的な日時を早い段階で記載しましょう。

会議の日程調整

会議の日程調整の例文です。

件名：Request for next meeting

Dear Mr. Paul

Thank you for having a meeting with us tomorrow.

I am writing this email to ask your schedule for the next meeting.

These are the details of the next meeting.

Goal
Build marketing planning for international expansion

Place
Our company’s meeting room
Required time
2 hours

Proposal for dates
23th Tuesday 10:00-14:00
24th Wednesday 15:00-18:00
25th Thursday 13:00-17:00

I would be happy if you give me a reply until next Monday.

Best regards.

Taro Yamada

このメールのポイントは下記の通りです。

メールの目的を最初にきちんと伝える
I am writing this email to ask your schedule for the next meeting. のフレーズで何のためにメールをしているのかをしっかり伝えています。
会議の目的や場所、時間を簡潔に伝えている
箇条書きにして、目的、場所、時間を伝え、相手の都合を聞いています。

パーティのお礼

パーティーのお礼の例文です。

件名：Thank you for yesterday’s party
Dear Mr. Oliver Cruise

Good morning, Oliver.
I had a pretty nice night yesterday. I am very appreciate to you holding that party for me.

Since I moved to the UK 1 month ago, I had fun meeting with your working mates and your family.

I would like to invite you to my place and have a small party next time so I would let you know that.

Thank you again and I hope to see you soon.

Best regards.

Taro Yamada

このメールは、取引先、顧客、会社同僚に対するパーティのお礼メールなので、具体的なメールの目的などを最初に書くことはしていません。

欧米文化では、ハイコンテクスト文化の日本と異なり、何故自分がパーティを楽しんだのかを文章にして伝えるのは自然なことです。

ここでは、「I had fun meeting with your working mates and your family. 」（仕事仲間や、ご家族とお話できて楽しかった）ということを簡潔に伝えています。

この程度の内容でOKですが、何かのお礼をする時は、何故自分が嬉しかったのか、楽しかったのかをきちんと伝えるように心がけましょう。

納品遅延のお詫び

納品遅延のお詫びの例文です。

件名：Appologize for delivery delay

Dear Customers

We are writing to inform you that our shipping would be delayed for up to two days.

Since big typhoons are coming to Japan, our shipping company has reported a delivery delay.

We apologize for any inconvenience and would be in contact if there are any updates.

Sincerely yours,

Taro Yamada

このメールは、顧客に向けた配送の遅れに関する謝罪メールです。

要件を簡潔に冒頭で伝える
「We are writing to inform you that our shipping would be delayed for up to two days. 」で、配送が2日ほど遅れることを簡潔に伝えています。
遅延の理由を簡潔に伝える
このメールは全ての顧客に当てたメールなので、細かい配送遅延の理由は記載していませんが、「Since big typhoons are coming to Japan, our shipping company has reported a delivery delay.」で、大きな台風が複数きているため、配送に遅れが出てしまっているということを伝えています。

着任時の自己紹介

着任時の自己紹介の例文です。

件名：Your new contact from XX(会社名）

Dear Mr. Paul

I hope all is well with you.

I am Taro Yamada from XX and I would be your new contact.
I’m responsible for Asian area of my company.

I could meet you next week in the meeting but I just would like to introduce me briefly before the meeting.
I am looking forward to meeting you next week.

Best regards,
＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊
Taro Yamada
Manager
1-4-2XXXX Chiyoda-ku Tokyo, Japan
101-0000
XX Co., Ltd.
Tel: +81(0)3 XXXX XXXX
Mail: XXXX@XX.XX
http:://www.XXXXXXX
＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊＊

自己紹介メールは、相手やシチュエーションにもよりますが、まだあったことがない相手に自分を自己紹介する上では、あまり長々と自分のことを語らず、「自分の役割」「メールを送る相手と今後どのような関係ができるのか」を簡潔に伝えるとよいでしょう。

また、メールの宛先は、「Your new contact from XX(会社名）」としています。

ここでは、顧客にあてたメールの想定ですので、「あなたの新しい窓口の紹介です」ということを簡単に伝えています。

退職の挨拶

退職の挨拶の例文です。

件名：Notification of moving on
Dear customers

Thank you for continued support.
As of the 1st April, I would quit and move to another company, so there would be a new person in charge of your account. Her name is Hanako Yamada.

Hanako had 10 years experience in marketing, so your account is in good hands.
She would message you after I sent this email to you.
It has been a pleasure working with you. And I wish you well for your future.
All the best,

冒頭は感謝の挨拶から
退職のメールなので、最初にこれまでの感謝を、「Thank you for continued support. 」という一文で伝えています。
後任の紹介
退職の際には、後任の名前、後任のポジションについてもしっかり伝えるようにしましょう。ここでは、「Hanako had 10 years experience in marketing, so your account is in good hands. 」（後任の花子さんは、10年マーケティングの経験があり、あなたの力になれる）と簡潔に伝えています。