仕事でビジネスメールを書く機会があり、メールの書き出しや表現に迷い、1通のメールに多くの時間を費やしてしまったことはありませんか。
ビジネスメールが適切な表現かどうか不安になることもあるでしょう。
ビジネスメールは難解に思えるかもしれませんが、基本的な定型文や表現を覚えれば、短時間で簡単に送れるようになります。
今回は、ビジネス英語メールを書く際のポイントや理想的な構成を例文と共にご紹介します。
英語でのビジネスメール作成をさらにスピードアップさせたい方には、ENGLEADの英語コーチングがおすすめです。
プロの指導で効果的なライティングスキルを身につけ、メール作成をスムーズにしましょう。
Contents
ビジネスメールに限らず、英語を使って人に何かを伝える時は、簡潔に、結論から先に書くことを心がけましょう。
特に西洋人にメールを送る際は、結論をしっかり先に伝え、そのあとに詳しいその背景や内容について伝えることを意識することが必要です。
具体的に気をつけたい点は下記の通りです。
SDSとは、Summary ・Details・Summaryの略で、結論、詳細、結論の順に文章を構成する方法のことを指します。
具体的には、下記のような構成です。
SDS法は、メールだけでなく、ビジネスのプレゼンテーションを構成する際などにもよく使われます。
理由としては、相手に簡潔に物事を伝える上で非常に分かりやすい構成だからです。
特に結論を先に知りたがる西洋文化においては、SDS法を意識して文章を構成することで、相手にストレスを与えることなく文章や会話のやり取りをすることができますので、常に意識しておくことをおすすめします。
次に気をつけたい点は、メールの中で、「誰」が責任者で、「いつ」が締め切りで、「いくらの」予算があるかなどをクリアにすることです。
日本文化と違い、西洋文化では、責任の所在を明確にします。
また、数値化できるものはできるだけ明らかにし、それらを相手に伝えることでうまくビジネスが進みます。
ビジネスメールを英語で書く際は、会議の運営など些細なことでも、できるだけ具体化し、担当者、依頼内容、締め切り、予算などを明確にするとよいでしょう。
これは、英語のビジネスメールに限らず言えることですが、できるだけ内容は箇条書きにして相手に内容が伝わりやすいようにしましょう。
文章をだらだらと書いているメールは、相手からするととても読みにくく、内容を理解するのに時間がかかるため、多忙なビジネスパーソンにとっては大きなストレスになります。
メールを書いた後に全体を見渡し、パッとみて分かりやすい構成になっているかをビジュアルで確認し、相手に送ることをおすすめします。
英語のビジネスメールでは、否定表現の「no」「not」といった表現は極力使わないようにしましょう。
内容によっては、相手にネガティブな人物である印象を与えてしまうからです。
また、省略形の「don’t」「isn’t」などは使わず、「do not 」「is not」と表現しましょう。
日常のチャットやインフォーマルなメールで省略形を使うことは問題ありませんが、フォーマルなビジネスメールでは、非常にカジュアルな表現に捉えられてしまい、馴れ馴れしい人間という印象を相手に与えてしまいます。
日本人でよくやりがちなのは、「please」を全ての文章に付けることで、相手に対して丁寧な表現にしようとすることです。
これは大きな間違いで、例えpleaseを付けたとしても、非常に失礼な英語の文章になることがあります。
英語で会話をする場合、例えpleaseを間違った方法で使ったとしても、会話をしている中で相手の記憶に残らないことがほとんどですが、英語メールは文章として残るため、相手に悪印象を与えてしまう恐れがあります。
Pleaseを使った悪い表現例は下記の通りです。
例えば、相手に「会議にペンを持ってきてください」と伝えるとしましょう。
よく日本人がしてしまいがちな表現は、
Please bring a pen to the meeting (会議にペンを持ってきてください)です。
ここでは、例えpleaseを付けていたとしても、その後が命令形の「ペンを持ってこい」という表現になっていますので、非常に失礼な表現に写ってしまいます。
この場合は、
Could you bring a pen to the meeting?
Would you bring a pen to the meeting?
のように、Could you~? Would you~?を使った表現を心がけることをおすすめします。
大切な取引先の重役へのメール、顧客との契約に関するやり取りなど、大切な案件の場合は、送信前に英語が堪能な人にチェックをしてもらうことをおすすめします。
大抵の場合は、間違いや多少失礼な表現があっても、「日本人は英語が得意ではないため、しょうがない」と相手が思い、大事になることはありません。
しかし、重要な案件においては、ちょっとした表現のミスが、全く違い内容として相手に捉えられてしまい、そこから大きなトラブルになることも少なくありません。
英語でビジネスメールを書くことに自信がない場合は、時間に余裕を持って作成し、できる限りチェックをして送信することを心がけましょう。
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では、具体的に英語でメールを書くときにはどのような構成で文章を作成すればよいのでしょうか。
これは、日本語のメールと一緒ですが、英語でもTo,CC,BCCの使い分けは重要です。
ちなみに、CCとBCCの意味は次の通りです。
英語でビジネスメールを作成する際に気をつけたいのは、CCに大量のメールアドレスを入れないようにすることです。
企業によりますが、日本ではCCに関係者を入れてメール内容を共有する文化があります。
海外では、ほとんどの国でこのような文化はありません。
受信料が多いビジネスパーソンは例えCCに自分が入っていたとしても、メールを読まない人がほとんどですし、メールを受信する相手には、CCに知らない人が大量に入っていることで不信感を与えてしまうケースがあります。
もし、どうしても誰かをCCに入れたいのであれば、
Copying n Jimmy from our R&D team who will be in touch with you later this week. (研究開発部のJimmyから後ほど連絡させていただきますので、CCに入れます)
と一言メールに記載することをおすすめします。
件名では、「a」「the」といった冠詞は省略してOKです。
英語のビジネスメールでは、簡潔な件名を好むため、冠詞は省略し、受取り側がメールの内容を把握しやすいように心がけましょう。
強調したいことがある場合は、文章の前に【】を持ってくることで、要件を強調することができます。
例えば、何か緊急事項を伝えたい場合は、
【Urgent】〜
のように【】の中に緊急という単語を入れて文頭に持ってくることで、緊急事項であることが相手に伝わります。
その他にも、
【Reminder】:締め切りや会議の確認連絡
【Resend】:再送
といった使い方をすることで、相手に要件を強調することができます。
件名を作成する上で、覚えておくと便利な表現は下記の通りです。
女性は、未婚者・既婚者で敬称が異なります。
未婚者には「Miss」、既婚者には「Mrs.」が使われますが、通常ビジネスではよほど親しい関係性でない限り、相手が未婚者か既婚者かは分かりかねますので、「Ms.」を使いましょう。
「Ms.」は未婚者・既婚者両方に使える表現です。
外国の方の名前の中には、一見女性か男性か分からない名前が多いです。
もし、相手が同じ社内の外国拠点に勤めている方の場合は、社員データなどで性別を確認してからメールを送信するのが無難ですが、顧客や取引先の方で性別が確認できない場合は、「Mr./Ms.」を使いましょう。
例えば、
Mr./Ms. Paul Smithといった使い方ができます。
担当者名が分からず、部署の全体メールに要件を送る時は、Dear+部署、役職名で問題ありません。
例えば、Dear R&D section のように記載ができます。
企業の担当者に対してメールを送りたいけれども、担当者名が分からない場合は、「To whom it may concern」と記載しましょう。
直訳すると、誰か気にかけてくれる方という意味になり、多少違和感を感じる方もいるかもしれませんが、英語では決まった言い方なので、フレーズとして覚えて起きましょう。
本文の書き方は、次の章で具体的な例文と一緒に紹介しますが、結論を先に、その後に詳細を書くスタイルを意識しましょう。
メールの結びは様々な表現の仕方がありますが、次の基本の3パターンをランダムに使うことをおすすめします。
いずれも、日本語では、「よろしくお願いします」に相当する表現です。
これらの文章の後に自分の名前を入れましょう。
署名は基本的に下記の要素の順に構成しましょう。
例えばこのようになります。
Taro Yamada
Manager
1-4-2XXXX Chiyoda-ku Tokyo, Japan
101-0000
XX Co., Ltd.
Tel: +81(0)3 XXXX XXXX
Mail: XXXX@XX.XX
http:://www.XXXXXXX
これは、日本語のメールを作成する際も一緒ですが、大きなファイルは相手のメールボックスを圧迫するので、ファイル転送サービスを利用しましょう。
ここで気をつけたいのが、「英語対応」のファイル転送サービスを利用することです。
日本でよくありがちなのが、日本語のみ対応しているファイル転送サービスを利用して相手に添付ファイルを送り、相手を困らせてしまうことです。
必ず英語対応のサービスを探し、利用するようにしましょう。
ファイル名は、スペースを入れずにい半角英数で保存しましょう。
記号やスペースなどのイレギュラーなものが入っていると、相手のソフトやバージョンで対応が難しくなるケースがあるためです。
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ここでは、実際に英文メールのサンプルを紹介します。
まずはじめに、メーカーとのやり取りなどが多い業種で発生する、製品の問い合わせに関するメールです。
例文としては、以下のようになります。
件名:Inquiry about XX(製品名)
本文
Dear Sales manager
I am writing to ask about XX.
Currently I have responsibility to improve our company’s productivity. Since your company’s new product XX seems suitable for improvising our productivity, I’m interested in detailed functions and specialties of XX.
If you don’t mind, could you message me with detailed information of XX?
If you are available, I am happy to have your reply until 10th December.
Thank you.
Best regards.
Taro Yamada
****************
Taro Yamada
Manager
1-4-2XXXX Chiyoda-ku Tokyo, Japan
101-0000
XX Co., Ltd.
Tel: +81(0)3 XXXX XXXX
Mail: XXXX@XX.XX
http:://www.XXXXXXX
****************
このメールのポイントは、
サービスの提案に関するメールの例文です。
件名:Proposal for new project
Dear Ms. Anna
Hello, Annna. I hope you have a good day.
I am messaging you to let you know our new proposal about your new project.
After I had interviewed your current business challenges, I had discussed with our project members and summarised our new proposal.
You can find PPT as follows but I would like too briefly explain our proposal.
Main objectives
Reduce current cost of gross sales.
Strategies
Change suppliers’ companies to foreign companies.
Improve productivity by structuring new manufacturing process.
The outcome of this project
30% reduction of cost of gross sales
I would like to have presentation opportunities for this proposal.
If you don’t mind, could I visit your office and present this proposal next week.
I am available from 10 am to 1 pm on Wednesday, Thursday.
I am looking forward to meeting you.
Sincerely,
Taro Yamada
****************
Taro Yamada
Manager
1-4-2XXXX Chiyoda-ku Tokyo, Japan
101-0000
XX Co., Ltd.
Tel: +81(0)3 XXXX XXXX
Mail: XXXX@XX.XX
http:://www.XXXXXXX
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このメールのポイントは下記の通りです。
会議の日程調整の例文です。
件名:Request for next meeting
Dear Mr. Paul
Thank you for having a meeting with us tomorrow.
I am writing this email to ask your schedule for the next meeting.
These are the details of the next meeting.
Goal
Build marketing planning for international expansion
Place
Our company’s meeting room
Required time
2 hours
Proposal for dates
23th Tuesday 10:00-14:00
24th Wednesday 15:00-18:00
25th Thursday 13:00-17:00
I would be happy if you give me a reply until next Monday.
Best regards.
Taro Yamada
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Taro Yamada
Manager
1-4-2XXXX Chiyoda-ku Tokyo, Japan
101-0000
XX Co., Ltd.
Tel: +81(0)3 XXXX XXXX
Mail: XXXX@XX.XX
http:://www.XXXXXXX
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このメールのポイントは下記の通りです。
パーティーのお礼の例文です。
件名:Thank you for yesterday’s party
Dear Mr. Oliver Cruise
Good morning, Oliver.
I had a pretty nice night yesterday. I am very appreciate to you holding that party for me.
Since I moved to the UK 1 month ago, I had fun meeting with your working mates and your family.
I would like to invite you to my place and have a small party next time so I would let you know that.
Thank you again and I hope to see you soon.
Best regards.
Taro Yamada
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Taro Yamada
Manager
1-4-2XXXX Chiyoda-ku Tokyo, Japan
101-0000
XX Co., Ltd.
Tel: +81(0)3 XXXX XXXX
Mail: XXXX@XX.XX
http:://www.XXXXXXX
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このメールは、取引先、顧客、会社同僚に対するパーティのお礼メールなので、具体的なメールの目的などを最初に書くことはしていません。
欧米文化では、ハイコンテクスト文化の日本と異なり、何故自分がパーティを楽しんだのかを文章にして伝えるのは自然なことです。
ここでは、「I had fun meeting with your working mates and your family. 」(仕事仲間や、ご家族とお話できて楽しかった)ということを簡潔に伝えています。
この程度の内容でOKですが、何かのお礼をする時は、何故自分が嬉しかったのか、楽しかったのかをきちんと伝えるように心がけましょう。
納品遅延のお詫びの例文です。
件名:Appologize for delivery delay
Dear Customers
We are writing to inform you that our shipping would be delayed for up to two days.
Since big typhoons are coming to Japan, our shipping company has reported a delivery delay.
We apologize for any inconvenience and would be in contact if there are any updates.
Sincerely yours,
Taro Yamada
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Taro Yamada
Manager
1-4-2XXXX Chiyoda-ku Tokyo, Japan
101-0000
XX Co., Ltd.
Tel: +81(0)3 XXXX XXXX
Mail: XXXX@XX.XX
http:://www.XXXXXXX
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このメールは、顧客に向けた配送の遅れに関する謝罪メールです。
着任時の自己紹介の例文です。
件名:Your new contact from XX(会社名)
Dear Mr. Paul
I hope all is well with you.
I am Taro Yamada from XX and I would be your new contact.
I’m responsible for Asian area of my company.
I could meet you next week in the meeting but I just would like to introduce me briefly before the meeting.
I am looking forward to meeting you next week.
Best regards,
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Taro Yamada
Manager
1-4-2XXXX Chiyoda-ku Tokyo, Japan
101-0000
XX Co., Ltd.
Tel: +81(0)3 XXXX XXXX
Mail: XXXX@XX.XX
http:://www.XXXXXXX
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自己紹介メールは、相手やシチュエーションにもよりますが、まだあったことがない相手に自分を自己紹介する上では、あまり長々と自分のことを語らず、「自分の役割」「メールを送る相手と今後どのような関係ができるのか」を簡潔に伝えるとよいでしょう。
また、メールの宛先は、「Your new contact from XX(会社名)」としています。
ここでは、顧客にあてたメールの想定ですので、「あなたの新しい窓口の紹介です」ということを簡単に伝えています。
退職の挨拶の例文です。
件名:Notification of moving on
Dear customers
Thank you for continued support.
As of the 1st April, I would quit and move to another company, so there would be a new person in charge of your account. Her name is Hanako Yamada.
Hanako had 10 years experience in marketing, so your account is in good hands.
She would message you after I sent this email to you.
It has been a pleasure working with you. And I wish you well for your future.
All the best,
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Taro Yamada
Manager
1-4-2XXXX Chiyoda-ku Tokyo, Japan
101-0000
XX Co., Ltd.
Tel: +81(0)3 XXXX XXXX
Mail: XXXX@XX.XX
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最初は作成に時間がかかってしまうビジネスメールですが、スピードアップをしてとメールを作成するためのコツはあるのでしょうか。
英語のビジネスメールの基礎はなんといってもライティングです。
英語の文章を読むことができても、文章をうまく自分で書けないという方はたくさんいますし、また英語を話すことができても、ライティングは苦手という方もいます。
英語のビジネスメールを書くスピードを上げるために一番必要なのは、ビジネスメールを書くことになれること、ライティングの質を上げることです。
ライティングは添削が必要になりますので、ライティングの質を上げためには英語コーチングでライティングの指導を受けるのが一番の近道といっても過言ではありません。
自分の書いた文をチェックしてもらい、新しい表現を覚えて、ライティングの質と速度を向上していきましょう。
コーチングと同じ考え方ですが、自分で書いた英語のビジネスメールをチェックしてもらい、改善を重ね、学ぶ機会を増やすことをおすすめします。
そのためには、社内で気軽にメールチェックを頼むことができる同僚を確保することです。
海外での業務経験が長い日本人、自社で働いている外国人、帰国子女の同僚など、きちんとチェックをし、フィードバックをしてくれる人を見つけることをおすすめします。
近年は、英語の文章を気軽に添削できるアプリが多数出ています。
その代表的な例はグラマリーです。
グラマリーは、ネイティブスピーカーが文章を書くときも利用しており、冠詞の抜け漏れや文法の謝りなどを的確に指摘してくレます。
ですが、グラマリーだけを信じて英語のビジネスメールを作成するのは危険です。
グラマリーの指摘を確認して、学習につなげ、ライティング力を向上することを目的に使用することをおすすめします。
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ビジネスメールは、相手との関係を築くための非常に重要なツールです。
しかし、スムーズに英語のビジネスメールを作成するためには、適切な表現を覚え、定着させる努力が必要です。
一夜にして上達することは難しいですが、コツコツと学習を続けることで確実にスキルは向上します。
英語のビジネスメール作成に自信を持つためには、自己学習と共にコーチングサービスの活用をおすすめします。
特に、ENGLEADの英語コーチングは、専属コーチの指導を受けながら効果的にライティングスキルを向上させるための最適な方法です。
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